如何科学有效的保护档案文件?

文章来源:井泉 文章作者:小泉   发布时间:2019-06-09 15:32

  如何科学有效的保护档案文件?档案保护技术是研究制成材料的损坏规律及科学保护档案的技术方法的一门学科,它的任务是最大限度地延长档案的寿命。


  科学档案保护的技术方法很多,归纳起来主要有两个方面:一是防的技术,二是治的技术。


  防的技术是防止或减缓各种外界不利因素对档案制成材料的破坏作用,主要是改善档案保护条件。一是加强库房日常管理工作;二是通过库房建筑为改善档案保护条件创造物质前提。


  治的技术是对已经损坏或受到不利因素影响的档案进行处理,修复已遭损坏的档案,尽力恢复其历史原貌,增强其抵抗外界不利因素的能力。修复技术的基本内容有:去污、去酸、加固、修裱及字迹恢复等。


  档案保护的技术方法工作是档案工作中的一项极其重要的工作。它直接关系到档案的命运,保护工作没做好,档案遭到损坏,就会造成无法挽回的损失。档案作为历史记录,有着参考和凭证作用,具有重要价值。因此,大量档案要长期保存,一部分档案要永久保存。但反映和记录档案内容的物质材料的寿命是有限的,这二者之间的矛盾只有通过做好档案保护工作都能加以解决。


  在档案保护工作中应贯彻“以防为主,防治结合”的思想。档案保护技术是一门综合性的应用技术,因此,应根据档案的特点,吸取其他领域的科技成果,不断提高保护技术的水平,更好地延长档案的寿命。


  一、档案字迹耐久性


  字迹是记录及反映档案内容的重要物质材料,其耐久性关系到档案的寿命。


  档案字迹材料按其耐久程度大致可分三类:


  1、耐久字迹材料:墨和墨汁、黑色油墨。


  2、比较耐久的字迹材料:蓝色和红色油墨;蓝黑墨水和碳素墨水、印泥。


  3、不耐久的字迹材料:纯蓝墨水和红墨水;复写纸;圆珠笔和铅笔。


  为了延长档案寿命,在形成档案中,应使用最耐久或耐久的字迹材料,不要使用不耐久的字迹材料。


  二、档案库房温湿度的控制与调节


  档案的寿命与档案库房的温湿度密切相关。不适宜的温湿度不仅可单独地作用于档案,而且可加速其他因素对档案的破坏。为了使档案库房的温湿度等符合档案的要求,需采取一定的措施,即对档案库房的温湿度进行控制与调节。


  档案库房的温湿度标准:


  国家档案局于1987年正式颁发了《档案库房技术管理暂行规定》,对我国各类档案库房的温湿度提出了明确的规定,标准为温度14-24℃,相对湿度45-60%之间。 控制与调节档案库房温湿度的主要措施:


  密闭、通风和采用除湿设备。


  1、通风的目的:根据空气流动的规律,有计划地使库内外的空气交换,从而达到调节库 内温湿度的目的。


  2、通风除湿四项原则:


  ①库外的温度与相对湿度都低于库内时,可以通风;反之则不能通风。


  ②库外的温度低于库内,而库内外相对湿度相同时,可以通风;反之,则不能通风。


  ③库外的相对湿度小于库内,而库内外温度相同时,可以通风;反之,则不能通风。


  ④库外温度低于库内,而库外相对湿度大于库内或库外温度高于库内,而库外相对湿度小于库内。此时需利用公式进行计算,将库内外的绝对湿度进行比较,若库外绝对湿度小于库内,则可以通风;反之,则不能通风。


  3、 通风注意事项:


  ①通风时,应对库内外温湿度进行监测,注意其变化的情况,随时采取相应措施。


  ②通风时应防止库内结露。


  ③通风时应注意防尘和防有害气体进入库内。


  ④通风后应立即密闭,使库内适宜的温湿度状况得以较长时间的稳定。


  三、档案修复技术


  修复原则:


  1、各种材料、方法对档案制成材料不能有损害,应有利于延长档案寿命。


  2、 保持档案原貌。


  3、 使用的修复方法事先要经过试验,确有把握后,才能着手修复工作。 档案修裱,修裱是使用粘合剂和纸张对档案进行修补和托裱,以恢复档案原貌,增加其强度,延长寿命。


  四、档案的保管


  档案保管工作的内容:


  1、档案的库房管理,即库房内档案科学管理的日常工作。


  2、档案流动中的保护,即档案在各个流动环节中,一般的安全防护。


  3、档案保护的专门措施,即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。


  档案保管工作的意义:


  1、 档案保管工作是整个档案工作的重要组成部分,是一个独立的工作环节。


  2、 档案保管工作是贯彻档案工作基本原则、维护档案的完整和安全的重要环节。


  3、 档案保管工作质量的高低,对提高档案管理水平重大影响。


  档案损毁的原因:


  (一)人为损毁的原因


  人为(或社会)损毁的原因或因素,主要表现在以下三个方面:


  1、 由于政治斗争及其他各种原因,对某些档案文件进行有计划、有意识地破坏。


  2、 由于档案工作人员以及接触档案的有关人员,工作麻痹大意,或疏忽职守,或不遵守规章,以及缺乏档案管理工作知识等,导致管理和使用不善,造成了档案的丢失、损毁或档案管理系统的紊乱。


  3、 在档案的管理中,档案的管理和利用难以避免地加速档案的老化和磨损等。


  (二)自然损毁的原因


  档案自然损毁的原因,概括起来有两个方面的因素:


  1、 内因,就是档案本身,即文件的制成材料。


  2、外因,就是档案所处的环境和保管档案的条件。


  档案保管工作的任务:


  档案保管工作的基本任务是了解和掌握档案损坏的规律,通过经常性的工作,采取专门的技术措施,最大限度地防止和减少档案的损毁,延长档案的寿命,维护档案的物质安全和政治安全。


  保管档案的基本要求


  1、 以防为主,防治结合


  2、相互协调,密切配合


  3、加强重点,照顾一般


  4、 立足长远,保证当前


  五、档案保管的基本条件:


  开展档案的保管工作,必须有一定的物质条件作保证,否则是难于做好这项工作的。档案保管工作基本的物质条件主要有:档案库房、档案装具和档案的包装材料。


  档案库房:


  档案库房建筑为档案保护提供了最基本的物质条件,库房建筑的好坏将直接影响到档案的保护条件和库房管理措施的效果。


  档案装具:


  档案装具是档案馆、室必需的基本设备。档案装具各类很多,各有所长,应根据库房的特点和档案的价值及规格的不同,合理选用,灵活配置。目前,我国使用的档案装具主要有:档案架、档案箱、档案柜、密集架。


  档案包装材料:


  档案的包装非常重要,它既可防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害,又可减少机械磨损。目前,我国包装档案的材料一般有三种:卷皮、卷盒和包装纸等。


  六、库房的管理


  库房的管理工作是档案保管工作的主要内容和基础。因此,只有做好经常、具体的库房管理工作,才能为整体的档案工作创造必要的条件和良好的秩序。


  档案架、柜的排放与编号:


  库房中的档案架、柜的排放,应合乎下列要求:


  1、排列整齐,横竖成行。


  2、避免光线直射,注意通风。


  3、节约库房面积和空间,存取方便。


  为了便于对库房内的档案的管理和迅速取放,所有的档案架、柜都应进行统一编号。编号的一般方法是:自门口起,从左到右编架、柜号,如果架、柜有栏,也是从左向右编号,格与五节箱则自上向下编号。


  全宗排列与档案存放:


  全宗的排列,一般采用两种方法。一种是按全宗号流水排列,一种是按全宗分类(分全宗群)排列。前者简便易行,后者能把属于同一类型的全宗排在一起,能较好地保持全宗之间的群体联系。


  档案存放方式,可以采用竖放与平放两种。竖放是目前采用最多、最普遍的一种方式,其优点是便于存放和提供利用。平放,取放档案不大方便,但对保护档案有利,特别适合保管珍贵档案和不宜竖放的档案。


  全宗卷:


  在档案馆、室工作中,专门为了保存和管理某一全宗而形成的能够说明全宗历史情况的文件材料,以全宗为单位组成的专门案卷,称为全宗卷。


  全宗卷的内容通常包括:移出和接收档案的文据,立档单位和全宗历史考证,全宗整理工作方案和分类方案,全宗内档案数量和检查登记表册,档案保管期限表,档案销毁清册,全宗指南等。


  实验表明,相对湿度在45%RH — 60%RH时纸张的含水量可以保持在7%左右,是比较适合档案存储管理的环境湿度。在这样的相对湿度条件下,纸张的机械强度、物理和化学性质均保持在比较优良的状态下,可以有效防止纸张粘连、扭曲变形等现象,从而延长档案材料的使用寿命。


  我国档案库房及技术业务用房的室内温湿度参数表


  档 案 类 别               温度(℃)            相对湿度(%RH)             备 注


  有空调库房                14 — 24               45 — 60              变化差异≤2℃ ≤5%RH


  无空调库房                 不低于14               45 — 45               变化差异≤5%RH


  缩微拷贝片库                14 — 24             50 — 60


  缩微母片库                    13 — 15            35 — 40


  录音室                          20 — 25            50 — 60


  裱糊室                         18 — 28              50 — 70


  复印、试验室                18 — 28               50 — 60                要求室内清洁度高


  电脑机房                        21±2                  45±5


  陈列室                         14 — 30               45 — 60


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